Siêu dữ liệu PDF trước khi xuất bản: Những gì cần đặt và xóa
Các thuộc tính của tệp PDF rất dễ bị bỏ qua cho đến khi tab trình xem đọc tiêu đề mặc định của công cụ soạn thảo hoặc trường tác giả nêu tên ai đó đã rời nhóm. Chúng cũng là các trường công cụ tìm kiếm và chỉ mục quản lý tài liệu.
Tại sao điều này lại xuất hiện
Các tệp thường được xuất từ một công cụ soạn thảo tự động điền các thuộc tính và các giá trị mặc định đó sẽ đi cùng với tệp. Xuất bản, lưu trữ hoặc gửi tài liệu ra bên ngoài tổ chức là nơi mà các mặc định không còn vô hại nữa.
Kiểm tra trước khi bạn chạy nó
- Đặt tiêu đề như người đọc sẽ nhìn thấy chứ không phải như tên tệp. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Quyết định xem chi tiết về tác phẩm và nhà sản xuất có nên di chuyển hay không. Các trường người tạo và nhà sản xuất ghi lại phần mềm đã tạo tệp và ghi ngày tháng khi thực hiện. Làm trống một hộp để xóa thuộc tính đó hoặc chọn Xóa tất cả siêu dữ liệu để loại bỏ toàn bộ tập hợp bao gồm các trường tùy chỉnh.
- Sử dụng các trường tùy chỉnh để tham khảo mà tổ chức sử dụng. Một Tên = cặp giá trị trên mỗi dòng sẽ thêm một trường chẳng hạn như Phòng ban = Tài khoản hoặc ID Tài liệu = 4711. Các tên giống nhau trên một tập hợp giúp các tệp có thể sắp xếp được trong hệ thống tài liệu.
Khi nào cần đạt được nó
- Một báo cáo đang được đưa lên một trang web công cộng. Tiêu đề rõ ràng, chủ đề và danh sách từ khóa ngắn gọn là những gì kết quả tìm kiếm hoặc thẻ xem trước sẽ hiển thị.
- Một tập tin rời khỏi tổ chức với các chi tiết nội bộ được đính kèm. Xóa tác giả, người tạo và các trường tùy chỉnh hoặc xóa tất cả siêu dữ liệu khi các thuộc tính tiết lộ nhiều hơn tài liệu.
Một câu hỏi chúng tôi nhận được
Tôi có thể thay đổi những lĩnh vực nào?
Tiêu đề, tác giả, chủ đề, từ khóa, người sáng tạo, nhà sản xuất và ngày tạo/sửa đổi — cộng với các trường tùy chỉnh của riêng bạn. Người xem, công cụ tìm kiếm và người quản lý tài liệu đều hiển thị thông tin này.
Nó phù hợp ở đâu
Các công cụ mọi người thường mở bên cạnh Chỉnh sửa siêu dữ liệu:
- Tạo dấu trang — Xây dựng hoặc dọn dẹp dàn ý PDF để người đọc có thể chuyển giữa các chương.
- Trích xuất hình ảnh — Lưu mọi hình ảnh bên trong tệp PDF thành một tệp hình ảnh riêng biệt.
- Thang độ xám — Chuyển đổi các trang màu thành màu xám rõ ràng và tùy ý thu nhỏ hình ảnh cùng một lúc.
Mọi công cụ đều hoạt động trên một bản sao nên tập tin gốc không bao giờ bị động đến. Các nội dung tải lên được lưu trữ dưới một id không thể đoán được và tự động bị xóa hai giờ sau lần cuối bạn mở chúng; không có gì được liệt kê, chia sẻ hoặc lập chỉ mục. Thêm về trang bảo mật.