PDF-metadata før udgivelse: Hvad skal indstilles og ryddes
En PDF-egenskaber er nemme at ignorere, indtil fremviserfanen læser et forfatterværktøjs standardtitel, eller forfatterfeltet navngiver nogen, der forlod holdet. De er også felterne en søgemaskine og et dokumenthåndteringsindeks.
Hvorfor dette kommer op
Filer eksporteres normalt fra et forfatterværktøj, der automatisk udfylder egenskaberne, og disse standardindstillinger følger med filen. Udgivelse, arkivering eller afsendelse af et dokument uden for organisationen er, hvor standardindstillingerne holder op med at være harmløse.
Tjek før du kører det
- Indstil titlen som en læser skal se den, ikke som filen er navngivet. The title field appears in the viewer tab, in search results and in many document lists. A filename like report_final_v4.pdf is not a title.
- Beslut om oprettelses- og producentoplysninger skal rejse. Opretter- og producerfelterne registrerer den software, der lavede filen, og datoerne registrerer hvornår. Tøm en boks for at rydde denne egenskab, eller vælg Fjern alle metadata for at fjerne hele sættet inklusive tilpassede felter.
- Brug tilpassede felter til den reference, som organisationen bruger. Et navn = værdipar pr. linje tilføjer et felt, såsom Afdeling = Konti eller Dokument ID = 4711. De samme navne på tværs af et sæt gør filerne sorterbare i et dokumentsystem.
Hvornår skal man nå det
- En rapport kommer på en offentlig hjemmeside. En tydelig titel, et emne og en kort søgeordsliste er, hvad et søgeresultat eller et forhåndsvisningskort vil vise.
- En fil forlader organisationen med interne detaljer vedhæftet. Ryd forfatter-, skaber- og brugerdefinerede felter, eller fjern alle metadata, når egenskaberne afslører mere end dokumentet gør.
Et spørgsmål får vi
Hvilke felter kan jeg ændre?
Titel, forfatter, emne, nøgleord, skaber, producent og de oprettede/ændrede datoer – plus dine egne tilpassede felter. Seere, søgemaskiner og dokumentadministratorer viser alle disse oplysninger.
Hvor det passer
De værktøjer, folk normalt åbner ved siden af Rediger metadata:
- Opret bogmærker — Byg eller ryd op i PDF-omridset, så læserne kan hoppe mellem kapitlerne.
- Uddrag billeder — Gem hvert billede i en PDF som en separat billedfil.
- Gråtoner — Konverter farvesider til rene gråtoner, og formindsk eventuelt billederne på samme tid.
Hvert værktøj fungerer på en kopi, så den originale fil bliver aldrig rørt. Uploads gemmes under et id, der ikke kan gættes, og slettes automatisk to timer efter, du sidst åbnede dem; intet er opført, delt eller indekseret. Mere om sikkerhedsside.