Hernoem PDF's: patronen die dubbele namen vermijden
Hernoemen leest de eerste regels van een PDF en verandert deze in een bestandsnaam met behulp van tokens zoals [TEXT1], [TEXT2], [BASENAME] en [DATE]. De tool is eenvoudig; het patroon is het onderdeel dat bepaalt of de map achteraf gemakkelijker te gebruiken is.
Waarom dit ter sprake komt
Scanners en exports produceren genummerde bestanden die niets zeggen over de inhoud ervan. Ze een naam geven vanaf de pagina is sneller dan ze allemaal openen, maar een onzorgvuldig patroon kan duplicaten creëren of informatie blootleggen die je niet in een bestandsnaam wilde plaatsen.
Controleer dit voordat u het uitvoert
- Gebruik tekst die stabiel is op elk bestand. De eerste pagina kan op het ene document beginnen met de naam van de leverancier en op het volgende met een referentienummer. Controleer verschillende bestanden voordat u een token vertrouwt om de set te identificeren.
- Houd het patroon kort en veilig voor het bestandssysteem. Stel het samen uit [TEXT1], [TEXT2], [BASENAME] en [DATE], en vermijd schuine strepen, dubbele punten en andere gereserveerde tekens. Een datumvoorvoegsel sorteert een map voorspelbaar.
- Test op dubbele namen voordat u deze indient. Twee bestanden met dezelfde tekst op de eerste pagina zullen botsen. Voeg [DATE], de basisnaam of een onderscheidend token toe en open vervolgens een hernoemde kopie om te bevestigen dat deze overeenkomt met de inhoud.
Wanneer je ernaar moet grijpen
- Een map met leveranciersverklaringen moet worden gesorteerd. Geef elk bestand een naam vanaf de leverancier en de afrekeningsdatum, zodat de map kan worden doorzocht zonder elke pdf te openen.
- Documenten moeten een teamnaamgevingsconventie volgen. Bouw het huispatroon één keer, pas het toe op elk bestand en behoud de oorspronkelijke basisnaam als reservetoken.
Eén vraag die we krijgen
Wat zijn de naampatronen?
Gebruik [BASENAME] om de oorspronkelijke naam te behouden en er iets omheen te wikkelen (zoals [BASENAME]-final) en de download wordt precies zo genoemd.
Waar het past
De tools die mensen gewoonlijk openen naast PDF hernoemen:
- OCR-PDF — Voeg een doorzoekbare, selecteerbare tekstlaag toe aan een gescande PDF, in de taal die u kiest.
- Werkstromen — Sla een reeks PDF-stappen één keer op en voer vervolgens het hele recept uit in een nieuw bestand.
- Pagina's verwijderen — Verwijder pagina's die u niet langer nodig heeft zonder de rest van het document aan te raken.
Elke tool werkt op een kopie, zodat het originele bestand nooit wordt aangetast. Uploads worden opgeslagen onder een ondenkbaar ID en automatisch verwijderd twee uur nadat u ze voor het laatst hebt geopend; niets wordt vermeld, gedeeld of geïndexeerd. Meer over de beveiligingspagina.