PDFs umbenennen: Muster, die doppelte Namen vermeiden
Umbenennen liest die ersten Zeilen einer PDF-Datei und wandelt sie mithilfe von Tokens wie [TEXT1], [TEXT2], [BASENAME] und [DATUM] in einen Dateinamen um. Das Werkzeug ist einfach; Das Muster ist der Teil, der darüber entscheidet, ob der Ordner anschließend einfacher zu verwenden ist.
Warum das auftaucht
Scanner und Exporte erzeugen nummerierte Dateien, die nichts über ihren Inhalt aussagen. Sie auf der Seite zu benennen ist schneller, als sie einzeln zu öffnen, aber ein nachlässiges Muster kann zu Duplikaten führen oder Informationen preisgeben, die Sie nicht in einen Dateinamen einfügen wollten.
Überprüfen Sie dies, bevor Sie es ausführen
- Verwenden Sie für jede Datei stabilen Text. Die erste Seite kann mit einem Lieferantennamen auf einem Dokument und einer Referenznummer auf dem nächsten beginnen. Überprüfen Sie mehrere Dateien, bevor Sie einem Token vertrauen, um den Satz zu identifizieren.
- Halten Sie das Muster kurz und dateisystemsicher. Setzen Sie es aus [TEXT1], [TEXT2], [BASISNAME] und [DATUM] zusammen und vermeiden Sie Schrägstriche, Doppelpunkte und andere reservierte Zeichen. Ein Datumspräfix sortiert einen Ordner vorhersehbar.
- Testen Sie vor der Einreichung auf doppelte Namen. Zwei Dateien mit demselben Text auf der ersten Seite kollidieren. Fügen Sie [DATUM], den Basisnamen oder ein Unterscheidungsmerkmal hinzu und öffnen Sie dann eine umbenannte Kopie, um zu bestätigen, dass sie mit dem Inhalt übereinstimmt.
Wann man danach greifen sollte
- Ein Ordner mit Lieferantenerklärungen muss sortiert werden. Benennen Sie jede Datei nach dem Lieferanten und dem Abrechnungsdatum, damit der Ordner durchsucht werden kann, ohne jedes PDF öffnen zu müssen.
- Dokumente müssen einer Teamnamenskonvention folgen. Erstellen Sie das Hausmuster einmal, wenden Sie es auf jede Datei an und behalten Sie den ursprünglichen Basisnamen als Fallback-Token bei.
Eine Frage bekommen wir
Was sind die Namensmuster?
Verwenden Sie [BASENAME], um den ursprünglichen Namen beizubehalten und ihn mit etwas zu umschließen – etwa [BASENAME]-final – und der Download kommt mit genau diesem Namen an.
Wo es passt
Die Tools, die normalerweise neben „PDF umbenennen“ geöffnet werden:
- OCR-PDF – Fügen Sie einer gescannten PDF-Datei eine durchsuchbare, auswählbare Textebene in der von Ihnen gewählten Sprache hinzu.
- Arbeitsabläufe — Speichern Sie einmal eine Kette von PDF-Schritten und führen Sie dann das gesamte Rezept in einer neuen Datei aus.
- Seiten löschen — Nehmen Sie nicht mehr benötigte Seiten heraus, ohne den Rest des Dokuments zu berühren.
Jedes Tool arbeitet mit einer Kopie, sodass die Originaldatei niemals berührt wird. Uploads werden unter einer nicht errätbaren ID gespeichert und zwei Stunden nach dem letzten Öffnen automatisch gelöscht; Nichts wird aufgelistet, geteilt oder indiziert. Mehr dazu Sicherheitsseite.