Zmień nazwy plików PDF: wzorce, które pozwalają uniknąć zduplikowanych nazw
Zmień nazwę odczytuje pierwsze wiersze pliku PDF i zamienia je w nazwę pliku przy użyciu tokenów, takich jak [TEKST1], [TEKST2], [NAZWA PODSTAWOWA] i [DATA]. Narzędzie jest proste; wzór jest częścią, która decyduje o tym, czy folder będzie później łatwiejszy w użyciu.
Dlaczego to się pojawia
Skanery i eksporty tworzą ponumerowane pliki, które nie mówią nic o ich zawartości. Nazywanie ich na stronie jest szybsze niż otwieranie każdego z nich, ale nieostrożny wzór może spowodować utworzenie duplikatów lub ujawnienie informacji, których nie miałeś zamiar umieścić w nazwie pliku.
Sprawdź zanim uruchomisz
- Używaj stabilnego tekstu w każdym pliku. Pierwsza strona może zaczynać się od nazwy dostawcy w jednym dokumencie i numeru referencyjnego na drugim. Zanim zaufasz tokenowi w celu zidentyfikowania zestawu, sprawdź kilka plików.
- Staraj się, aby wzorzec był krótki i bezpieczny dla systemu plików. Utwórz go z [TEKST1], [TEKST2], [NAZWA PODSTAWOWA] i [DATA], unikając ukośników, dwukropków i innych znaków zarezerwowanych. Przedrostek daty sortuje folder w przewidywalny sposób.
- Przed złożeniem wniosku sprawdź, czy nie ma duplikatów nazw. Dwa pliki z tym samym tekstem na pierwszej stronie będą kolidować. Dodaj [DATA], nazwę bazową lub token wyróżniający, a następnie otwórz jedną kopię o zmienionej nazwie, aby upewnić się, że pasuje do jej zawartości.
Kiedy po nią sięgnąć
- Folder z oświadczeniami dostawców wymaga uporządkowania. Nazwij każdy plik od dostawcy i datę wyciągu, aby można było przeszukiwać folder bez otwierania każdego pliku PDF.
- Dokumenty muszą być zgodne z konwencją nazewnictwa zespołów. Zbuduj wzór domu raz, zastosuj go do każdego pliku i zachowaj oryginalną nazwę bazową jako token zastępczy.
Dostajemy jedno pytanie
Jakie są wzorce nazw?
Użyj [BASENAME], aby zachować oryginalną nazwę i owinąć wokół niej wszystko — na przykład [BASENAME]-final — a pobrany plik otrzyma dokładnie taką nazwę.
Gdzie to pasuje
Narzędzia, które ludzie zwykle otwierają obok opcji Zmień nazwę pliku PDF:
- PDF-OCR — Dodaj przeszukiwalną, wybieralną warstwę tekstową do zeskanowanego pliku PDF w wybranym języku.
- Przepływy pracy — Zapisz raz łańcuch kroków w formacie PDF, a następnie uruchom cały przepis w nowym pliku.
- Usuń strony — Wyjmij strony, których już nie potrzebujesz, bez dotykania reszty dokumentu.
Każde narzędzie działa na kopii, więc oryginalny plik nigdy nie jest ingerowany. Przesłane pliki są przechowywane pod niemożliwym do odgadnięcia identyfikatorem i usuwane automatycznie po dwóch godzinach od ich ostatniego otwarcia; nic nie jest wymieniane, udostępniane ani indeksowane. Więcej na strona bezpieczeństwa.